Zakres działania archiwów państwowych, a zatem także Archiwum Państwowego w Lesznie, ustalił art. 28 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (tekst ze zmianami - DzU nr 171 z 2002 r., poz. 1396; ustawa z 18.12.2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw -DzU nr 241 z 2002 r., poz. 2074). Zgodnie z ustawą do zadań archiwów państwowych należy w szczególności:
Kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego. /Między innymi przez przejmowanie do Archiwum na wieczyste przechowywanie materiałów archiwalnych, czyli dokumentacji o wartości historycznej/
Ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie zasobu archiwalnego. /Prowadzenie ewidencji posiadanego zasobu archiwalnego, opracowywanie inwentarzy i innych pomocy archiwalnych do zespołów, udostępnianie posiadanego zasobu archiwalnego w pracowni naukowej/
Kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych, w składnicach akt oraz jednostkach organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym. /Kontrole i lustracje archiwów zakładowych, wydawanie zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, ekspertyzy archiwalne, zatwierdzanie i opiniowanie instrukcji kancelaryjnych, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz rzeczowych wykazów akt, szkolenia archiwistów zakładowych, konsultacje/
Wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów.
Prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych.
Popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej. /Między innymi organizacja wystaw, przyjmowanie wycieczek szkolnych, opracowywanie informatorów o zasobie/
Zabezpieczanie dokumentacji płacowoosobowej likwidowanych zakładów pracy /Ustawa z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (DzU nr 241 z 2002 r., poz. 2074) wprowadziła regulacje prawne odnośnie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych zakładów pracy. W myśl ustawy przedsiębiorcy chcący prowadzić działalność gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji będą musieli otrzymać zezwolenie wojewody. Zezwolenie będzie wydawane po uzyskaniu pozytywnej opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej mogą także zajmować się archiwa państwowe oraz Stowarzyszenie Archiwistów Polskich. W związku z wprowadzeniem nowych regulacji prawnych w archiwach państwowych w 2003 r. utworzono stanowiska pracy do spraw dokumentacji płacowoosobowej likwidowanych zakładów pracy. Archiwa państwowe chcą uzyskać możliwie pełną informację o miejscach i warunkach przechowywania tej dokumentacji. Stworzona baza danych ma pozwolić na sprawne udzielanie informacji osobom poszukującym dokumentacji osobowopłacowej. W Archiwum Państwowym w Lesznie na stanowisku pracownika ds. dokumentacji osobowopłacowej zatrudniono p. mgr Marcina Kapałę/